会議議事録とは？
会議議事録は、会議で話し合われた内容や決定事項などをまとめた書類です。ミーティングノートや備忘録などと呼ばれることもあります。会議を振り返り、将来に向けた記録を残すためにも議事録作成は欠かせません。
ミーティングの度に議事録を作成する習慣があれば、社員はいつでも会議の結果を確認できます。同じような内容を繰り返し話し合う無駄を防ぎ、時間のロスも減らせます。
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議事録を作成するメリットは？
会議の議事録を作成するメリットには次のようなものがあります。
会議の焦点を見失いにくくなる
議事録には会議で発言のあった内容を全て記録する必要はありません。要点を分かりやすくまとめる習慣があれば、会議そのもののフォーカスを維持することも簡単になります。
事前に議事録のアジェンダ項目を記入し、ミーティングではそれらの項目を1つずつチェックしていく形で話を進めていくと効率的です。そうすることで「話が横道にそれて重要な内容を議論することを忘れてしまった」といった事態を防止できます。
また、会議の前に背景情報と議題を出席者全員と共有しておくと、メンバーは事前にしっかり準備できます。ミーティングを成功させたいなら、事前準備が鍵です。
アクションプランをしっかり管理
貴重な時間を割いて会議を行うからには、問題解決に役立つ具体的なアクションプランを設定したいところ。議事録にはじめから「これからの行動目標」の欄を作っておけば、会議でもフォーカスしやすくなるはずです。
また、議事録を見返せば、設定したアクションプランどおりに行動できているかを確認できます。
情報伝達が容易になる
特に大規模な企業の場合、どうしても会議に参加することのできない人が出てきます。会議議事録は、欠席者に会議の要点を伝えるのに便利です。
将来のために記録を残す
ビジネスの重要な決定の多くは、会議の場で行われます。決定事項だけを記録して理由を省くと、半年後に見返したときに「なぜこう決めたのか」が誰にも分からなくなります。「どのような決定が、どのように、そしてなぜ行われたのか」までセットで書き残しておくことが重要です。
会議議事録テンプレートの使い方
会議の前
- アジェンダ（話し合うべき内容）と背景（事前に理解しておくべき情報やリサーチ結果など）を記入
- 上記を記入した上で、議事録を参加者と共有し、事前準備を促す
会議中
- 参加者と欠席者の氏名を記入
- アジェンダに従って議論を進め、解決したら項目をチェック
- 主な決定事項やアクションプランを記入
- この会議で解決しなかった問題があれば、保留・懸念事項として記入。
- 次回の会議予定日を設定
会議議事録はクラウド管理が便利
会議が終了したら、関係者と会議議事録を共有しましょう。決定事項やこれからの計画について、メンバー全員が同じ理解を持てるようになります。
クラウド型のナレッジベースを活用すると、議事録の共有や保管を効率的に行えるようになります。例えばKipwiseのドキュメント同時編集機能を使えば、会議中にチームメンバーと共同で議事録を作成することができます。作成した議事録は、そのままKipwiseのナレッジベースに保存。アクセス権限を自由に設定し、共有したいメンバーとだけ共有することも簡単です。
